Voy a comenzar por hacerles una pregunta clave y que es el génesis del artículo de hoy: ¿son de planificar y organizar su día a día o su semana? Yo sí y me hace sentir muy bien. Y no solamente soy amante de la planificación y la organización sino que soy impulsora de esto porque organizarse ayuda a optimizar y alcanzar los objetivos. Y me refiero al ámbito personal pero, ante todo, me refiero al ámbito empresarial.
Tener una Planificación y organizarse en función de ello hace posible que todos los recursos que tengamos sobre la mesa sean optimizados. ¿Qué quiero decir con esto? Que podamos sacarle el máximo provecho a nuestro tiempo de trabajo y al del resto del equipo, así como también a todos los recursos propios o a aquellos que podamos acceder.
Ahora bien, antes que nada comencemos por la base: tú como empresario o emprendedor tienes que estar organizado. Si tu vida está desordenada, si vas corriendo para todos lados porque no te dan los tiempos o si cada vez que tienes un imprevisto no sabes cómo resolverlo, primero necesitas organizarte para luego poder proyectar ese órden hacia tu empresa.
Hay un dicho muy conocido que dice “si tú no estás bien contigo mismo, no podrás estar bien con los demás” . Pues aquí ocurre lo mismo pero trasladado hacia tu empresa. Si tú no estás organizado, no podrás tener una empresa organizada. Si es que tu te encargas de esto, ¡claro está! Y aclaro este punto porque no todos los empresarios son quienes dirigen y organizan sus empresas. En este caso nos estamos refiriendo a empresarios, comerciantes y emprendedores que lleven las riendas de sus negocios.
Entonces, comienza por organizar tu vida. Primero, tus rutinas diarias. ¿Qué haces los lunes, martes, miércoles? Y así el resto de la semana. Necesitas una planificación personal semanal. Puedes aplicar planillas para tener una visión más clara y ordenada.
Como les comenté, yo aplico planillas para todo y las recomiendo. Porque me ayudan a poder cumplir con todo lo que tengo y quiero hacer en mi día a día. Y eso es clave para todos, porque las personas nos valemos no solamente de nuestra actividad laboral. También necesitamos tener momentos para la familia, para ejercitarse, para leer, para distender o para hacer aquello que nos guste hacer. Y esto es muy importante también para mejorar el rendimiento en nuestras empresas. Desconectar un rato es sano y productivo, sin excepción alguna. Entonces, estas planillas ayudan a organizar el global de tu vida y generar el equilibrio perfecto.
En mi caso, las tengo pegadas en la heladera y en mi agenda diaria. Me acompañan a todos lados. Cada uno le encontrará su lugar ideal. Pero lo importante acá ¡es cumplirlo! ¿Podemos ser flexibles? Sí, claro que sí. Los imprevistos y contratiempos siempre existen y debemos estar preparados para tenerlos. No se obsesionen con las listas porque eso tampoco va a sumar. Necesitan tenerlas como recurso de apoyo. Sobre todo esos días que tienes mucha cosa para hacer y no sabes por dónde comenzar. ¿O no que a todos nos ha pasado alguna vez? Pues bien, ese es el momento de seguir al pie de la letra tu lista organizativa.
Una vez que tengas tus rutinas definidas, es momento de pasar al plano empresarial. Tu ya sabes dónde estás parado, ahora necesitas ponerte en los zapatos de la empresa y organizar o reorganizar la cancha. ¿Y por qué digo reorganizar? Porque este es un ejercicio que no se hace solo una vez. Si es la primera vez que lo haces, quizá te demores un poquito en agarrarle el ritmo, pero una vez que lo haces, y en el camino, te darás cuenta que cada poco tiempo necesitarás hacer un “refresh”. ¿A qué me refiero? Pararte, observar, detectar si hay fallas y modificar. Y creanme que ¡siempre hay algo por mejorar!
Pero bien, nos paramos entonces en los zapatos de la empresa y… ¡a planificar y organizar!
Primero: tienes que tener muy en claro cuáles son los roles y funciones tanto tuyos como de las personas que trabajan contigo. Si es que no trabajas solo. Definir tareas y actividades que hace cada uno. Debes ser muy claro y dejarlas bien plasmadas con las personas que forman parte de tu equipo.
Una vez que tengas estos roles y funciones definidos, debes analizar cuáles son tus objetivos generales del negocio y, a partir de allí, tus metas a corto, mediano y largo plazo. De esta manera podrás visualizar el negocio de aquí a 5 años, por ejemplo.
Una vez que tengas definidos tus objetivos y metas, necesitas comenzar a definir y planificar tus acciones para lograr alcanzarlos. Es importante que todo esto lo tengas en listas escritas a mano o en digital, lo que te quede más cómodo, pero déjalo por sentado en algún lugar tangible.
Ahora comienza a definir la estrategia y las acciones para cada una de esas metas y objetivos. Comienza por las metas a corto y mediano plazo y por las acciones más macro hasta llegar a las más micro. Es decir, comienza por las metas a corto plazo; define las acciones más generales que vas a ejecutar para cumplir con esas metas y luego las acciones más específicas para esas metas. Luego, haz lo mismo con las metas a mediano plazo. Y así sucesivamente.
Es importante que tengas muy en claro que, en el camino, muchas de esas acciones se van a ir modificando por la propia naturaleza del desenlace. Por eso, luego de cada acción, deberás evaluar y medir los resultados que te trajo y ser muy crítico: dio o no dio resultado. ¿Qué logré con esta acción? ¿Alcancé mi objetivo primario? ¿Necesito modificar algo? Y así analizar cada cosa y reorganizarse.
Por otra parte, necesitas establecer tu dinámica de trabajo. ¿Qué días le vas a dedicar a cada cosa? ¿Necesitas destinarle más tiempo a un cliente que a otro? ¿Necesitas cumplir con un trabajo para una fecha determinada? ¿Cuáles son las prioridades de la semana? ¿A quién voy a adjudicarle determinadas tareas? Y así con cada una de tus aristas diarias de actividad.
Necesitas saber que una empresa organizada realmente optimiza mucho más sus recursos que una que no lo esté y, por ende, su retorno es mucho mayor. Es decir, los resultados reales de productividad del negocio. Pero debes tener los pies sobre la tierra y la cabeza bien puesta. Debes conocer a fondo tu negocio y saber exactamente cuáles son tus fortalezas y tus debilidades para aplicar la estrategia más adecuada en función a tus posibilidades.
Esta es la base para comenzar a planificar y organizar sus vidas y sus empresas. Así que los invito a que hagan este ejercicio, y den el paso hacia una vida mucho más productiva desde ¡todo punto de vista!
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