Como muchos de ustedes saben, la planificación y la organización de las cosas juegan un papel muy importante y primordial en mi vida. El orden tanto en el ámbito profesional como personal son, sin lugar a dudas, mi brújula, mi soporte, mi herramienta principal para mantener cierta estabilidad laboral y emocional.
Y, como todas las personas de este mundo, yo también tengo altibajos. ¿Saben cuál es mi indicador de que algo no anda del todo bien? ¿O que estoy atravesando por uno de esos momentos de desestabilidad? Cuando mi casa o mi vida en el ámbito profesional comienzan a entrar en desorden.Cuando mi ropero es un caos, cuando mis cosas personales están en cualquier lado, e incluso cuando siento caos en la organización de mi trabajo.
Con el pasar del tiempo, y con mi foco y ocupación por mantener todo en su lugar de manera organizada, optimizando tiempo y recursos, he investigado, aprendido e incorporado el uso de algunas herramientas que realmente hacen que todo sea mucho más práctico, más simple y visualmente atractivo para su uso diario. La realidad es que cuando uno tiene que lograr alcanzar un equilibrio entre trabajo, familia, amigos y todo aquello que implique destinar un tiempo específico, sea la actividad que sea, si no estamos organizados y si no sabemos exactamente hacia dónde vamos, difícilmente lograremos alcanzar nuestras metas y mucho menos tener una agenda productiva.
Este tema está entonces directamente relacionado a la productividad. Tener nuestra agenda clara optimiza los tiempos y nos permite gestionarla también en función de nuestra energía.
Para esto es necesario clasificar las tareas y conocer e identificar cuáles son aquellas que nos aportan energía y cuáles nos dejan más exhaustos. En otras palabras, cuáles son las actividades que yo llamo “Vitamina”, cuáles las “Pesadas” y cuáles las "Neutras". Una vez que las identificamos, necesitamos adjudicarles categorías y colores.
Para que puedan entenderlo y visualizarlo mejor, voy a darles ejemplos de mi propia clasificación, que no quiere decir que la tuya deba ser igual, pero puedes tomarla como referencia.
En mi caso, yo clasifico las tareas y actividades con los siguientes colores y etiquetas:
Naranja: Trabajo liviano, que requiere poca concentración y/o que disfruto de hacerlo. Por ejemplo chequear los emails, enviar cotizaciones, diseñar algún material gráfico que me guste, redactar, etc.
Rojo intenso: Trabajo fuerte, que requiere de una alta concentración pero que me genera energía. Es decir, es un trabajo “Vitamina”.
Rojo oscuro (rojo sangre): Trabajo pesado. Puede que sea fuerte o no, pero en vez de darme energía me deja exhausta, pero hay que hacerlo. Actividad “Pesada”.
Verde: Momentos de descanso, disfrute y hábitos saludables. Es una activad “vitamina” porque me aporta un aire nuevo, me relaja y, a la vez, estoy haciendo algo que suma a mi vida. Ejemplo: hacer gimnasia, cocinar, leer, salir a caminar, escuchar música, hacerme un masaje, etc.
Azul marino: Todas las actividades a las que tengo que llevar o ir a buscar a mis hijos. Que no me aportan ni quitan energías, pero me obligan a hacer un corte en lo que esté haciendo. Son actividades que no me requieren más de 10 o 15 minutos, pero se que me van a desconectar de lo que esté haciendo en ese momento. Por tanto se que, cercano a esos momentos, no podré poner ninguna actividad Roja Sangre, por ejemplo, porque si esa me resulta una actividad pesada, no me va a servir cortar la inspiración que pude haber alcanzado en ese momento porque se que me va a costar muchísimo volver a enganchar al mismo ritmo. Actividad “Neutra”.
Turquesa: Actividades del tipo “estudio” personales. Por ejemplo, cursos y capacitaciones que yo esté tomando. Por ejemplo, actualmente estoy cursando el Programa en Dirección Comercial y Marketing que me requiere una conexión de una vez a la semana durante 3 horas seguidas. Entonces, es un tiempo que se que voy a tener que estar disponible exclusivamente para eso. O bien las actualizaciones que hago permanentemente, que puedo destinarle el tiempo que yo quiero porque las hago online y a mi ritmo. Esta puede ser una actividad “Vitamina”, “Pesada” o “Neutra”. Siempre va a depender del curso o materia que esté tomando. Como en todo programa o capacitación, hay materias que nos gustan más que otras. Y esta clasificación va a depender de eso, de lo que me genere la materia que estoy tomando.
Lila: Capacitaciones y programas que yo doy a mis alumnos. Sea de manera virtual o presencial. Esta es una actividad “vitamina” para mi porque me carga de energía. Entonces, teniendo bien identificado esto, se que antes o después de esta tarea voy a poner una actividad más pesada y así lograré un equilibrio emocional.
Verde agua: recreos, distracciones. Son una pausa para recargar energía y seguir y no nos requieren más de 5 a 15 minutos. Por ejemplo, chequear las redes sociales, tomarte un café, aprontarte el mate, etc.
Amarillo: Consultas médicas, tanto mías como de mis hijos. Entonces, los días que tengo estas consultas (controles y estudios médicos, dentista, etc) ya se que, dependiendo del tipo de consulta, me va a implicar un corte en mi rutina laboral. Esta es una actividad “Neutra”.
Violeta: Ocio. Es disfrutar, salir a cenar con amigas, con mi esposo, ir a un evento, un cumpleaños, el cine, etc. Es una actividad “Vitamina” al 100% desde donde la mires.
Y así veo a ir identificando, calificando y etiquetando cada una de las actividades para luego colocarlas en nuestro calendario.
Para esto yo les recomiendo usar Google Calendar, porque además de poder activar los recordatorios y alarmas en aquellos casos que necesiten, te permite adjudicarle estas etiquetas de colores y, al momento de agregarlo en el calendario, lo hace con los colores adjudicados. Entonces, al momento de organizar tu agenda y ver tu calendario, vas a poder visualizar bien claramente si tu día y tu semana tienen un equilibrio energético o no.
¿Cómo logras este equilibrio? Intercalando actividades que tengan diferente carga energética que sumen a tu equilibrio personal, emocional y laboral. Es importante tener varios momentos verdes al día para tener “aires frescos”, renovadores y que nos carguen de energía para seguir. Son inyecciones de fuerza que le daos a nuestro organismo. Yo siempre recomiendo empezar el día en Verde, porque eso ayuda a empezar con mejor humor, mente positiva y la energía muy arriba por lo que el ejercicio provoca en nuestro organismo (sin adentrarnos hoy en este tema que implicaría extenderme demasiado).
En mi caso, habitualmente comienzo en verde, luego tener un momento naranja, luego rojo intenso, verde agua, turquesa, verde (nuevamente), rojo oscuro, verde. Y luego, dependiendo del día, voy intercalando y equilibrando con azul, amarillo, y demás etiquetas que no necesariamente son tareas diarias. El violeta, que es el ocio, lo dejo para una o dos veces a la semana.
Si logras generar un equilibrio entre actividades “Vitamina”, actividades “Pesadas” y actividades “Neutras”, tu día va a ser mucho más productivo y mucho más positivo. Si tu día no alcanza ese equilibrio, entonces deberás buscar la manera de reestructurarlo y encontrar el equilibrio para que no sea un día larguísimo, agotador y muy poco productivo.
Los invito a que den el paso hacia este equilibrio energético, que identifiquen, clasifiquen y etiqueten las diferentes actividades y organicen su Agenda Multicolor.
Me encantaría saber si lo hacen y cómo les resulta así que, si quieren, pueden contactarme por Instagram en @marbatina_comunicacion o escribirme a info@marbatina.com
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¡Muy buena jornada para todos! ¡No encontramos en el próximo artículo!
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