Ustedes saben que soy impulsora de la planificación y la organización en todos los ordenes de la vida. Y es que mi vida ha cambiado rotundamente (y para bien) desde que comencé a aplicar esta metodología. La planificación trajo a mi vida cosas tan pero tan positivas que la he adoptado como hábito, como forma de vivir y ver la vida. Y es por eso que entiendo que, más allá de que hay algunas cosas de la vida que no se pueden planificar, porque existen los imprevistos y la espontaneidad (y aclaro que me encanta la espontaneidad para algunas cosas), la planificación es la que hace que tus metas y objetivos se cumplan, que las personas crezcan a nivel personal y profesional y hasta incluso que lleguemos a donde jamás nos hubiésemos imaginado que podíamos llegar.
Esta semana tuve dos llamadas, de dos personas diferentes, por el mismo tema, y ambas fueron los que me hicieron reflexionar al respecto y tomar el Calendario de Trabajo como tema central para el artículo de hoy: ambas personas se sentían desbordadas por sus obligaciones. Me manifestaron que necesitaban una solución para poder llevar adelante su negocio y que no sabían exactamente cómo hacerlo ni dónde estaba el problema. Incluso, en uno de esos casos, veían una solución que estaba muy pero muy alejada de lo que sería una solución para esa empresa, sino que más bien podría generarle un problema mayor.
Pero, ¿cuál es el denominador común de estos dos casos? La falta de planificación y la falta de orden en sus tareas. La falta de conocimiento profundo acerca de su negocio y la ansiedad de querer hacer todo y hacerlo bien.
Por supuesto que se puede hacer todo y se puede hacer bien. Pero, ¿qué necesitamos para eso? PLANIFICACIÓN. Necesitamos conocer a dónde estamos parados y, por sobre todas las cosas, necesitamos invertir tiempo en planificar lo que vamos a hacer en el día, en la semana, en el mes. O más bien exactamente a la inversa: comencemos por lo más macro y profundicemos en lo más micro.
Vamos a ver el paso a paso de cómo armar nuestro Calendario de Trabajo:
En primer lugar, necesitamos sacar una “foto” de nuestra empresa hoy. Si ofrezco productos, ¿qué productos ofrezco? ¿Cuánto stock tengo? ¿Cómo y dónde lo vendo? ¿Cómo hago los envíos? Etc.
Si vendo servicios, ¿qué servicio ofrezco? ¿Cómo y dónde lo ofrezco? ¿Cuáles son mis clientes actuales? ¿Cuántos tengo mensuales y cuántos esporádicos? Y así sucesivamente.
Una vez que tengo la situación real de mi empresa entre manos, entonces necesito organizar el trabajo. Si trabajo con alguien, voy a organizar la tarea del equipo por mes, por semana y por día. O bien solamente por semana y por día. Si trabajo solo, entonces lo voy a hacer solamente para mí. Van a necesitar ponerse metas: días, horarios y orden de prioridad. Deberán contemplar tareas laborales, pero también tendrán en cuenta todo aquello que hagan extra laboral, como ir al gym, ir a la peluquería, hacerse las manos, salir con amigos, etc.
Hagamos una lista para que puedan ordenarse y ponerlo en práctica:
MES: Julio. Objetivo del mes: (ej.) Captar un nuevo cliente o mejorar la dinámica de trabajo u organizar mis rutinas o adquirir nuevos hábitos, u otro/s. Lo que entiendan que sea su objetivo.
PENDIENTES: van a hacer una lista de “Tareas Pendientes Laborales” y otra de “Tareas Pendientes Personales” que tengan.
SEMANA 1: van a planificar su primer semana. Para ello, deberán hacer una pequeña lista por cada día de la semana (Lunes / Martes / Miércoles / Jueves / Viernes) y en orden de prioridades con las tareas que entiendan que sean más urgentes, o que deben hacerlas en determinado día, va a ir ordenando cada día.
Ej:
Lunes:
9:00 h Reunión con XXX
Contactar a XXX
Revisar stock disponible
Ingresar códigos de nueva mercadería
18 h Gym
Martes:
Visitar XXX cliente
10:00 h Dentista
Almuerzo de trabajo
Cambiar vidriera de la tienda
Y así sucesivamente para el resto de la semana. La planificación de orden del día la van a hacer cada semana. El día ideal para sentarse a planificar es el domingo. Vamos activando de a poco nuestro "MODO ON" y aclimatándonos para la semana. Además, si quieren, pueden agregar la planificación de alimentación para cada día. Esto, además de ahorrar tiempo en decidir, ¡les va a ahorrar dinero!
Una vez que tengamos esto planificado, necesitamos chequear si existen tareas que debemos repetir sistemáticamente todas las semanas. Si es así, entonces hagamos una nueva lista con “General Tareas Semanales” y vayamos día por día detallando cada tarea.
Ej:
Lunes:
18:00 h reunión de grupo
Martes:
9:00 h subir contenido a RRSS
Miércoles:
15 h actualizar stock
Etc.
Esto será una guía general que ayudará a que no se olviden y hará más productivo su tiempo y su negocio.
Entonces, necesitamos planificar nuestro trabajo sin dejar afuera nuestras actividades personales. Es muy importante para nuestro rendimiento laboral, y también para nuestro bienestar personal, dedicar al menos 40 min - 1 hora a desarrollar actividades que nos hagan sentir bien y no estén relacionadas a nuestra actividad laborar. Esto nos trae equilibrio.
Los invito a que hagan la prueba, se animen a empezar a ser un poco más planificados y experimenten ustedes mismos el cambio muy favorable que este hábito trae.
Recuerden siempre, una acción bien encarada suma muchísimo. Una acción mal enfocada resta mucho más. ¡Esto tampoco es al azar!
Para aquellos que quieran, los invito a que se unan todos los Jueves a las 18:30 h a nuestro VIVO por Instagram en @marbatina_comunicacion, en donde ahondamos un poco más acerca de este tema y otras temáticas.
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