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10 Cosas que no pueden faltar en las Comunicaciones de una Empresa


Cuando hablamos de Comunicaciones hablamos de Comunicación Externa, es decir la que conecta con sus públicos, y también de Comunicación Interna, aquella que conecta con sus públicos internos como empleados, socios y asociados, stakeholders (todos aquellos entes públicos y privados que se relacionen en algún punto con la empresa), y otros.


¿Cuál es la diferencia entre una y otra? Claramente, mientras que la primera apunta sus mensajes y estrategias a sus clientes y potenciales clientes, la Interna persigue estrategias concretas para optimizar el relacionamiento entre los trabajadores y hacer productiva la empresa, es decir, lograr los resultados que busca.


Comencemos entonces a hablar de estas 10 cosas que no pueden faltar en las Comunicaciones de una empresa, sea del tamaño que sea. Para ello, vamos a clasificarlas en dos grupos: por un lado, desde el punto de vista Funcional y, por otro, desde el punto de vista Estratégico.


Comencemos con lo básico: lo Funcional. ¿Y qué es lo funcional? Son esos componentes básicos e indispensables que cualquier empresa, emprendimiento o negocio deben tener para comenzar a proyectar una imagen de marca, a construir un pocisionamiento en el mercado y que, además, ayudará a que los clientes y potenciales cliente los recuerden, estén en el top of mind de los consumidores a la hora de decidir su compra. Y que, además, todo el trabajo y el sacrificio que hacen día a día por su negocio, por concretar una venta y/o captar un nuevo cliente, quede registrado y construya historia.


¿A qué me refiero con esto? A que muchas empresas, sobre todo comercios chicos o familiares, le dan muy poca importancia a construir una marca y se enfocan únicamente en la venta. Pero no están pensando ni en lo que podrían estar vendiendo en el presente ni en cómo serán percibidos en el mañana. Un negocio con una Marca contruida vale mucho más que uno sin ella. Entonces, existen algunos elementos desde el punto de vista Funcional que son muy básicos y fundamentales para los tiempos que corren, para cualquier empresa. Comencemos entonces a enumerarlos.


Desde el punto de vista FUNCIONAL:

  1. Necesitas tener una MARCA. Un nombre fantasía con el que tus públicos te van a identificar así como también tus competidores y la totalidad del mercado. No es lo mismo decir “voy a hacer las compras al almacén de la esquina” que “voy a hacer las compras al SÚPER X”. Una marca siempre va a potenciar las ventas. Cuanto más te nombren más te van a identificar y, por tanto, aumentan tus posibilidades de concretar ventas. Toda tu comunicación llevará tu nombre como insignia.

  2. Necesitas un LOGOTIPO. Con el que vas a ser percibido en el mercado. Con colores corporativos definidos, códigos de color de la marca, fuentes tipográficas (si es que contiene) y un manual o pautas de uso. Si va en una publicación con fondo negro, ¿cómo debo proyectar mi logotipo? Y¿ si fuera fondo de color? Y el logotipo, ¿es un Isologotipo? Y de ser así, ¿cómo voy a aplicar mi isotipo en tales casos? Todo debe estar muy claro y definido para evitar proyectar una imagen no deseada y, además, optimizar el rendimiento de mis comunicaciones.

  3. Necesitas al menos un CANAL DIGITAL: hoy en día los consumidores están en la web. Todos navegamos a diario por internet y todos, en algún momento, buscamos productos o servicios en línea. E incluso, en muchísimos casos, ni siquiera estamos buscando productos en línea pero ellos aparecen ante mis ojos, captan mi atención y decido comprar o al menos preguntar por el producto o servicio que me interesó. Y en muchos otros casos, no concretamos la compra de ciertos productos o servicios en línea pero sí buscamos información: en la página web, en las redes sociales de la empresa que nos interesa, en Google. Siempre estamos recurriendo al celular o la computadora para buscar información. Entonces, NECESITAN tener al menos un canal de comunicación digital. Hay empresas que solo con tener Redes Sociales basta. Hay otras que, además de Redes Sociales, necesitan tener su Página Web, no solamente porque es un lugar en donde se puede concentrar mucho más información que en una red social, sino también porque proyecta muy precisamente la imagen institucional que la empresa pretende mostrar y, por supuesto, la posiciona de otra manera en el mercado.

  4. Necesitan tener Material Gráfico Básico: ¿A qué me refiero con esto? No solamente a la tarjeta de presentación que, si bien es correcto e importante su uso, cada vez se usa menos porque lo digital ha cobrado protagonismo. Sino que, además, necesitan material gráfico que sea fácil y práctico de entregar, lo tengan siempre a mano, facilite la información y comunicación necesaria entre potenciales clientes y la empresa, proyecte la imagen de marca con la que pretenden ser percibidos y ayude a concretar ventas. Con esto me refiero, por ejemplo, a tener un PDF con la presentación digital de la empresa; en algunos casos, un audiovisual profesional que muestre lo que la empresa ofrece; hoja membreteada o bien una plantilla digital en la que poder armar y enviar presupuestos; una tarjeta digital con el lago de la marca, los datos de contacto y los números de cuenta bancaria para cuando los clientes necesitan hacernos una transferencia de pago; entre otros. Material gráfico de uso diario. Todo lo que facilite los procesos y proyecte mi imagen de marca suma.

  5. Necesitan un CORREO CORPORATIVO: Aún existen empresas que, al momento de pedirles su email me dicen, por ejemplo, “juanpepe@hotmail.com" o “empresax2008@adinet.com.uy". Permítanme decirles que, hoy en día, si no pueden o o quieren invertir en comprar un correo corporativo, como por ejemplo los de la consultora que es info@marbatina.com , entonces utilicen gmail y NO pongan un año o un apodo. Necesitan proyectar la imagen de su marca desde todo punto de vista, aquí también. Un ejemplo de un gmail que puede funcionarles es info.nombreempresa@gmail.com o contacto.nombreempresa@gmail.com . Es muy importante que alineen esto porque aquí también se proyecta imagen de marca. Si no tienen uno, entonces háganse uno o compren dominio y correo corporativo y notifiquen a sus clientes, proveedores, empleados, amigos y demás contactos que han hecho el cambio. Mantengan el antiguo email por un tiempo y, una vez que ya esté completamente en desuso, descártenlo. !¡Es importante que lo hagan!

Ahora bien, entremos en algo más Estratégico porque, si bien todo esto es básico y fundamental a nivel general y funcional para cualquier empresa, también es fundamental contemplar algunos puntos Estratégicos que ayudarán a optimizar, posicionar y crecer a cualquier empresa.

  1. En primer lugar, necesitan OBJETIVOS DEFINIDOS. ¿Cómo defino mis objetivos? Primero debemos definir los Objetivos generales de la Campaña de Comunicaciones. ¿A dónde quiero llegar? ¿Qué pretendo con esta Campaña? Luego, debemos definir y diferenciar objetivos específicos a nivel externo e interno. Es decir, Objetivos para Comunicación Externa y objetivos para Comunicación Interna. Qué pretendo que pase con mis diferentes públicos. Cómo quiero ser percibido, cómo quiero posicionar mi producto o servicio; si quiero vender más o quiero hacer más visible mi marca, entre una infinidad de opciones posibles. Idem a nivel interno. Todos mis objetivos deben ser alcanzables.

  2. Luego, diseñar ACCIONES ESTRATÉGICAS. Acciones estratégicas a nivel interno y externo. ¿Qué voy a hacer para cumplir cada uno de mis objetivos? ¿Qué voy a hacer para cumplir con mis objetivos externos y qué con los internos? Debo alinear ambas campañas pero manejarlas con acciones muy diferentes, mensajes diferentes, objetivos diferentes pero una misma imagen e identidad. Los valores de la empresa nunca cambian. Lo que cambian son los mensajes de acuerdo al público al que estoy abordando. No voy a comunicar el mismo mensaje a mis empleados que a mis clientes, porque lo que quiero de mis empleados es que capten una dinámica de trabajo y lo que busco de mis clientes y potenciales clientes es que concreten ventas. Los valores y el espíritu de la empresa son los mismos, los mensajes no.

  3. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN. Planificar todo lo que voy a hacer en una línea de tiempo. Proponerme qué voy a hacer de aquí a 3 o 6 meses. Cómo lo voy a hacer; cuándo lo voy a hacer y qué herramientas voy a aplicar. Necesitan planificar para poder cumplir con cada uno de sus objetivos. Si no lo hacen entonces tampoco lograrán alcanzar de manera óptima y exitosa sus metas.

  4. Cuidar la IMAGEN de su empresa desde adentro hacia afuera. ¿Cómo se comunican sus empleados con sus clientes? ¿Proyectan de manera correcta su imagen de marca? ¿Cuidan la imagen de la empresa? ¿Cómo están vestidos? ¿Cuidan su aspecto general? ¿Cumplen con los requisitos básicos que se alineen a la imagen que ustedes quieren proyectar? Recuerden que todos aquellos que estén en contacto con los clientes están representando a su empresa. Independientemente de que sean personas que tienen su vida, sus hábitos y sus costumbres, y muchas veces pueden diferir muchísimo con las de los dueños por ejemplo de las propias empresas, mientras que estén dentro de la empresa están representando a la empresa. Por tanto, empleados y patrones deben cuidar la imagen que proyectan.

  5. Y, por último pero no menos importante, tener un BUEN CLIMA LABORAL. Está comprobado que empresas que tienen un buen relacionamiento entre las personas que trabaja en la empresa, son mucho más productivas desde todo punto de vista. Tiene menos rotación de personal, logran formar equipos de trabajo efectivos, tienen mayor conversión de venta así como también personal y clientes más felices. Por lo que pongan mucha atención en generar buen clima laboral. Y esto empieza desde la raíz de la empresa. Muchas veces hay que hacer cambios desde el núcleo para luego expandirlo hacia afuera y lograr tender lazos mucho más humanos, cercanos, amigables y efectivos. Y con esto no me refiero a que se pierdan las jerarquías de una empresa, porque son muy necesarias para mantener el orden y la efectividad de las empresas. Sin roles diferentes las empresas serían un caos. Me refiero justamente a entender y respetar el lugar que tiene cada uno en la empresa, y construir y mantener relaciones sanas con vínculos de confianza. Un equipo de trabajo necesita confianza para poder tener un buen clima laboral.

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